Meer grip op projectontwikkeling bij corporaties (4)

In deze 7-delige blogserie praktisch toepasbare handvatten voor meer grip op projectontwikkeling. De genoemde maatregelen zijn voor doorgewinterde ontwikkelaars ‘gesneden koek’. In de literatuur echter vaak onvoldoende vanuit praktische ervaring gepresenteerd. Hierna maatregel 3: Goede rapportage geeft overzicht èn inzicht

9 oktober 2018

Vorige week besprak ik het belang van een overzichtelijke projectfasering (maatregel 2). Deze week maatregel 3: projectrapportages voor overzicht en inzicht.

Met behulp van rapportages informeren we beslissers, beleidsmakers en andere belanghebbenden. Een rapportage blikt terug op wat is gerealiseerd en zet dit af tegen de planning/het budget. Een rapportage blikt ook vooruit en laat zien wat het verwachte resultaat wordt. Ook bevat het analyses van de opgetreden verschillen.

Inzicht
Rapporteren doen we om inzicht te krijgen (en te houden) en om bij te kunnen sturen. Op projectniveau (tijd, geld, kwaliteit) maar ook op budgetniveau (uitgaven versus budget). Bij het opzetten van en rapportagesysteem maak je vaak onderscheid tussen projecten in de acquisitie/initiatieffase en projecten in later fasen. Eenvoudigweg omdat de dynamiek en de informatiebehoefte verschillend zijn.

Overzicht
Rapportages bevatten dus meer dan alleen financiële gegevens. Belangrijk is het overzicht over de gehele projectportefeuille;
1. Hoe ziet de productie er de komende jaren uit?
2. Wanneer nemen we fasebesluiten?
3. Wat is het bouwprogramma de komende jaren en
4. Welke investeringen zijn hiermee gemoeid?

Daarnaast wil je inzicht in budgetten en budgetuitputting. Bron voor deze managementsrapportages zijn projectrapportages die frequent (bij voorkeur maandelijks) door de verantwoordelijke ontwikkelaar worden opgesteld. Samen met budgetgegevens uit de financiële administratie geeft dit een totaalbeeld over de projecten.

Rapporten hebben de neiging slecht gelezen te worden. Een goede presentatie is dan ook essentieel. Belangrijk is dat de lezer eenvoudig zijn weg door de rapportage kan vinden naar de voor hem of haar belangrijke ontwikkelingen. Het gebruik van visualisaties/grafieken helpt je hierbij.

Volgende week de 4e maatregel: Planning maakt gevolgen snel inzichtelijk.

Deel 3 lees je hier terug.

Dirk-Jan Maas

Meer weten?

Dirk-Jan vertelt je er graag meer over.

06 5237 5672

dj.maas@vannimwegen.nl