Meer grip op projectontwikkeling bij corporaties (3)

‘Duidelijkheid van het proces’ is een van de belangrijkste randvoorwaarde om in control te blijven:
Wat zijn de mijlpalen? Hoe faseren we het proces? Welke activiteiten vinden in welke fase plaats? Wie doet wat in welke fase? Wat is de inhoud van de besluitdocumenten? Wie is verantwoordelijk? Enz. enz.

Afspraken hierover maak je met alle betrokkenen in het proces (en dat zijn er meer dan alleen de projectontwikkelaar en de projectleider!). Leg ze vast in een schema. Een workshop is een prima methode om inhoudelijke kwaliteit en gedragenheid te vergroten.

Het klinkt banaal maar het begint met een heldere projectfasering. Welke fasen wil je onderscheiden en afsluiten met een go/no-go besluit? De fasen en de fasebesluiten hebben eenvoudig herkenbare benamingen. Dit bevordert de eenduidigheid in communicatie, voorkomt ‘ruis’ op de lijn en bevordert de efficiency.

Tot slot dragen goede ‘hulpdocumenten’ bij aan de gewenste kwaliteit. Dit kunnen checklists zijn, modelovereenkomsten of ‘best practices’. Maar bijvoorbeeld ook standaard projectplanningen, projectcalculatiemodellen en rapportagemodellen.

Er zijn speciaal voor dit doel ontwikkelde systemen op de markt om je onder andere te ondersteunen bij het toegankelijk maken van alle hulpdocumenten.

Volgende week de 3e maatregel: Goede rapportage geeft overzicht èn inzicht.

Deel 2 lees je hier terug.