Organisatie-DNA en de werving van bestuur en commissarissen

Alle woningcorporaties zijn hetzelfde. En toch zijn ze qua DNA echt allemaal anders. Als adviseurs ervaren we, als buitenstaander die binnen mag komen, de eigenheid en eigenaardigheden van onze klanten. Wij noemen dat het ‘organisatie-DNA’.

24 april 2023

Dat DNA laat zich noch negeren, noch makkelijk veranderen. Een groep mensen die eenmaal gewend is om op een eigen wijze te werken, neemt niet vanzelfsprekend andere gewoontes aan. Sterker nog, er is altijd een onderstroom die gewoontes koestert. Ook de gewoontes die je liever kwijt bent! Als Vannimwegen waarderen we DNA. We doen ons best dat aan te boren, te versterken of zichtbaar en doelbewust te veranderen. Als organisatiedeskundigen en –adviseurs zit dat in ons DNA.

Werving interim voor permanente bestuurder
Rvc-leden, bestuurders en managers moeten het doen met het DNA. Ze moeten zich ertoe verhouden. We zien daarin een kwetsbaarheid ontstaan. Zowel bij commissarissen als bij bestuurders is sprake van een beperkte benoemingstermijn. De rvc ververst om de acht jaar en twee benoemingstermijnen is voor bestuurders eerder regel dan uitzondering. We menen te zien dat bestuurders zich vaak na zes jaar oriënteren op een vervolgstap. De rvc is vervolgens aan zet om een opvolger te werven. Veelal kiest de rvc ervoor een interim alvorens een permanente bestuurder te werven.

Kwetsbaarheid DNA
Dit leidt tot kwetsbaarheid in het DNA. Hoe behoud je goede en gewenste aspecten en daag je de organisatie uit afscheid te nemen van wat in de weg zit? Dat vraagt om sensitieve en langer durende aandacht. Is de rvc of het door de raad aangezochte wervingsbureau voldoende in staat het DNA te duiden en over te dragen naar een raak profiel met een passende bestuursopdracht? En blijft die vaardigheid overeind na de inzet van een interim bestuurder? We stellen de vraag, omdat we met regelmaat vertraging en verwarring zien. Na jaren vastgoedoriëntatie treedt een maatschappelijk geëngageerd bestuurder aan. Die investeert vooral aan het front. Na zes jaar blijkt vervolgens dat het hart van het vastgoedbedrijf is vertrokken en is de organisatie niet meer tot versnellen van (ver-)bouw in staat. De verleiding is groot een interim bestuurder uit te nodigen om een tegenbeweging te starten. De vraag is of kortstondige extra aandacht duurzame beweging brengt of juist hakken in het zand zet. Voor de opvolgende nieuwe bestuurder is het nog lastiger om het oorspronkelijke DNA terug te vinden.

Aanbevelingen

Hoe bescherm je je organisatie tegen dergelijke schommelingen? We doen aanbevelingen:

1. Zorg voor een diepgaande introductie van rvc-leden in de organisatie
Iedere aanstelling gaat gepaard met een grondig kennisnemen van de brede geschiedenis van de organisatie. Veel corporaties bestaan 100 jaar of langer. Wat ligt in die traditie besloten, wat gebeurde er in de periode na de laatste bestuurswissel en hoe ging de organisatie om met de nieuwe Woningwet? Wat maakt de zittende bestuurder effectief? Hoe kijken stakeholders en wat verwachten ze? Wat boeit, bindt en beweegt de collega’s die werken binnen de organisatie? Ieder nieuw rvc-lid mag zich bewust zijn van de DNA-erfenis die hij of zij mede moet kunnen overdragen.

2. Knip het maken van het functieprofiel los van de werving en selectie
Betrek waar mogelijk de organisatie en stakeholders bij het maken van een wensen- en eisenlijst en maak op basis daarvan het functieprofiel. Doe vervolgens de werving en selectie zelf of geef jouw functieprofiel mee aan een bureau.

3. Zorg waar mogelijk voor een ‘warme’ overdracht tussen zittend bestuurder en zijn of haar opvolger
Als de rvc en bestuurder een hechte op vertrouwen gebaseerde relatie hebben, weet de rvc dat bestuurder gaat zoeken. Misschien is dan ook een exit-strategie bespreekbaar waarbij de bestuurder blijft totdat de opvolger er is. Lukt dat niet? Geef dan de interimmer juist de opdracht het DNA in kaart te (laten) brengen.

4. De vierde tip is preken voor eigen parochie
Wij (en collega-bureaus) lopen soms langere tijd met een organisatie mee. Dat geeft ons een breed en goed beeld van wie de organisatie is. Gebruik ons, juist in dergelijke overgangsperiodes, om ook de overgang van DNA te borgen. Betrek ons bij het opstellen van het profiel en geef de nieuwe bestuurder in zijn beginperiode een ‘boardroom buddy’, een adviseur die de organisatie, haar dynamiek en DNA, de organisatieontwikkeling en het klappen van de zweep kent. Zo is de nieuwe bestuurder snel in staat om met de rvc samen te kijken naar wat de organisatie de komende periode vraagt. Voortbouwend op wat er al was.

Vannimwegen helpt graag en goed met het opstellen van functieprofielen voor commissarissen, bestuurders en managers. We doen geen werving en selectie. We vermijden bewust iedere (schijn van) afhankelijkheid. Wij helpen en gaan weer weg… en komen desgewenst weer terug als boardroom buddy.

Erik-Jan Hopstaken

Meer weten?

Erik-Jan vertelt je er graag meer over

06 55 36 18 60

ej.hopstaken@vannimwegen.nl