Meer weten?
Elsbeth vertelt je er graag meer over
06 41 56 15 54
Hoe breng je de mensen en organisaties die jou beïnvloeden – en die door jou beïnvloed worden – in kaart? Hoe onderhoud je een passende relatie met hen en hoe doe je dat effectief? In dit artikel bespreken we een model dat je daarbij kan helpen.
Corporaties zijn wettelijk verplicht om hun maatschappelijk doelen in samenspraak met hun belanghebbenden, zoals bewoners en gemeenten, te bepalen. Dat is vastgelegd in de governance code. Het moet dus, en: het loont vooral om een goede samenwerking en relatie te hebben met je relevante belanghebbenden. Die samenwerking helpt je om betere keuzes te maken, een gedragen koers te kunnen varen en te anticiperen op crises.
Met wie wel en (soms even) niet
Ga je met iedereen even intensief om? Nee natuurlijk niet, dat voelen velen als vanzelf aan. Maar wie betrek je waarbij en wanneer? Er zijn verschillende modellen die behulpzaam kunnen bij het beantwoorden van die vraag. Een ervan is het model Ringen van invloed dat je belanghebbenden ordent op grond van hun rol en invloed.
Het model Ringen van invloed laat op twee manieren zien hoeveel invloed je belanghebbenden hebben en/of krijgen van je organisatie. De vier kwadranten ordenen je belanghebbenden op grond van de rol (functie) die ze vervullen. De ordening van deze belanghebbenden kan verschillen per onderwerp, project en soms per fase in je project. De wethouder Wonen heeft een andere rol -en invloed- bij de ontwikkeling van je huurbeleid dan bij de sloop-nieuwbouw van een wijk. Check dus bij elk nieuw beleid, project of dienst of die ordening nog past.
(Groepen van) medewerkers kunnen in alle kwadranten voorkomen. Denk aan de ondernemingsraad in de rol van beïnvloeder op je koersplan, de beleidsadviseur als toeleverancier van het huurbeleid en de projectleider als beslisser over keuzes in een renovatie.
De ringen in het model laten zien hoe groot de invloed is die je belanghebbenden hebben of krijgen. Hoe dichter naar het midden, hoe groter de invloed. Gedeeltelijk is die invloed wettelijk vastgelegd. Zo heeft de huurdersvereniging adviesrecht op het huurbeleid. Soms is het niet verplicht maar wil je wel invloed geven. Denk aan het betrekken van bewoners bij je nieuwe koers of renovatieproject: laat je hen meedenken of ook meebepalen?
Werkwijze
Wanneer je aan de slag gaat met een nieuw koersplan, een sloop-nieuwbouwproject, een nieuwe website enzovoorts wordt er gewoontegetrouw een team samengesteld dat het proces gaat trekken. Met dit team doe je allereerst de inventarisatie van je belanghebbenden. Bespreek wat de inzet is van de samenwerking met je belanghebbenden: wat wil je daarmee bereiken? Betere kwaliteit, legitimatie, allebei?
Schrijf vervolgens alle relevante belanghebbenden op. Soms zijn dit individuen, soms groepen, liefst de ‘namen en rugnummers’. Schrijf niet de gemeente, maar liever wethouder Wonen, Adil Abuchak. Het helpt als je alle namen op losse post-its schrijft.
De volgende stap is het positioneren van elke belanghebbende in het model Ringen van invloed. Hoeveel invloed heeft wethouder Abuchak op jouw koers(plan) of sloop-nieuwbouwproject? Doe dat bij elke belanghebbende: plak zijn of haar naam in het model in het passende kwadrant en de passende ring. Gebruik een flip-over vel of print het model uit op A-nul formaat.
Vervolgens kies je een aanpak voor (groepen van) belanghebbenden met vergelijkbare invloed. Bijvoorbeeld de aanpak van je communicatie: volstaat een nieuwsbrief (meeweten) of moeten we de tijd nemen om te overleggen over de belangen en standpunten (meewerken)? En wanneer zoeken we dat contact: vroeg of laat in het proces? En hoe vaak, waarover wel en niet? Ook kun je nader specificeren voor welke onderwerpen de invloed geldt. Dat te weten helpt niet alleen je eigen organisatie, maar ook de desbetreffende belanghebbenden.
Duurzame samenwerking
Het gezamenlijk invullen van het model 'Ringen van invloed' is de eerste keer even wennen. Het gesprek over de vraag of de beleidsadviseur van de gemeente mag meedenken of meewerken duurt misschien even. Maar het gesprek op zich is al de moeite waard, want het zet iedereen aan het denken: waarom geef je je partners bepaalde invloed. En wat is het gevolg daarvan voor je aanpak?
Onze ervaring is dat het invullen van het model steeds makkelijker gaat als je dat vaker doet. Het wordt ‘routine’ om de invloed van je belanghebbenden te positioneren en vervolgens een effectieve aanpak te ontwikkelen voor de intensiteit, vorm en inhoud van je communicatie. Zo ontstaat een duurzame, effectieve samenwerking die alle partijen veel oplevert.
Elsbeth Postma