De governancestructuur professionaliseren

Een mooi voorbeeld van “Waarom moeilijk doen als het samen kan”.

23 mei 2022

Een stichting met een publiek-privaat karakter en een forse uitdaging in een gebiedsontwikkeling vroeg om hulp. Bestuur en Raad van Toezicht spraken beide uit dat de governance van de stichting verder geprofessionaliseerd moest worden. De basis stond, en functioneerde, maar vertoonde ook barstjes. De publieke verantwoordelijkheid en door de RvT gewenste accountability verhielden zich soms moeizaam tot het benodigde en vertoonde ondernemerschap van het bestuur. Zorgvuldig toezicht uitoefenen is niet makkelijk als er door bestuurders snel geschakeld moet worden binnen een complexe en dynamische omgeving.

Stevige governancestructuur
Ongeduld en onbegrip namen toe. De oplossing werd gezocht in een steviger governancestructuur en heldere afspraken, waar zowel bestuur als RvT zich in konden vinden. Voor die uitdaging zochten ze iemand met verstand van governance, maar ook met een frisse blik en een ongezouten mening. Die begrip toont, maar ook een gezonde onverschilligheid heeft voor (vermeende) status en posities. Die goed kan luisteren, tegenkracht geeft en met en voor hen de puzzel legt.

Spiegel voorhouden
Karin Waldram en Lisa Dautzenberg verenigden die kwaliteiten. Zij voerden eerst individuele en daarna gezamenlijke gesprekken met alle bestuursleden en toezichthouders. Daarin tekenden zich snel de rode draden af. Het opstellen van een set governancedocumenten – zoals reglementen, profielen, oplegnotitie – en het aanpassen van de statuten waren alleen maar een hulpmiddel om de onderliggende behoefte te verwezenlijken: het verbeteren van de samenwerking. Daarvoor was het eigenlijk simpelweg nodig dat alle betrokkenen zich gehoord en serieus genomen voelden. En dat iemand hen daarna op een eerlijke en luchtige manier een – soms best confronterende – spiegel voorhield. Waardoor er weer ruimte kwam voor zelfreflectie en relativering en de relaties en communicatie verbeterden. Het leverde een effectieve interventie op, waar alle betrokkenen ook nog veel lol in hadden.

Karin is, als ervaren organisatie- en bestuursadviseur, vertrouwd met dergelijke situaties. Voor Lisa was het een interessante kennismaking. Haar onbevangen blik was van waarde voor de scherpte in de analyse. De samenwerking beviel henzelf en de opdrachtgevers goed. Karin vroeg haar wat haar had getroffen en wat ze ervan heeft geleerd.

Inzicht verhoudingen
Lisa: “Inhoudelijk kreeg ik een kijkje in de keuken van een grote gebiedsontwikkeling en leerde ik veel over governance: de codes, reglementen, verhoudingen tussen bestuur en toezichthouders. Door de gesprekken kreeg ik inzicht in de dynamiek tussen een RvT en een bestuur. Je ziet dat beide partijen hun werk uitmuntend proberen te doen en dat dat toch anders kan overkomen. Zo kunnen bestuursleden ervaren dat RvT-leden teveel op hun stoel willen zitten, terwijl die RvT-leden juist proberen zo betrokken mogelijk te zijn. En zo kan een RvT-lid meer willen weten om stukken goed te kunnen begrijpen, terwijl het bestuur het ziet als een RvT die teveel op details let. Tijdens deze opdracht vormden wij een schakel tussen RvT en bestuur en waren we in staat om hun communicatie te ‘ondertitelen’. Beide partijen hadden zorgen, die zij niet altijd tegen elkaar uitspraken. Door dat – eerst via ons en daarna zelf – wel te doen, kwam er meer bewustzijn en begrip voor elkaar en daardoor ook meer algehele rust.

Ik leerde ook veel van een opdracht samendoen met een senior adviseur. Het is leerzaam om te zien hoe iemand met ervaring een gesprek leidt en vragen stelt. Een voor mij onverwacht maar prettig inzicht was dat je niet altijd formeel hoeft om te gaan met ‘formele mensen’. Lachen en grapjes maken kan de dynamiek en de verhoudingen op een goede manier sturen, verbindt heel snel en maakt een opdracht als dit ook echt leuk.”   

Karin Waldram

Meer weten?

Karin of Lisa vertelt je graag meer.

Karin: 06 55 36 18 54
Lisa: 06 12 03 22 64

k.waldram@vannimwegen.nl
l.dautzenberg@vannimwegen.nl