De bijzondere opdracht van een interim bestuurder

Wie van de drie?
Grofweg heeft de rvc 3 keuzes:

• Tijdelijk een manager of directeur uit de organisatie aanstellen als interim bestuurder
• Een van de rvc-leden benoemen als interim bestuurder
• Een interim bestuurder van buitenaf aanstellen

Ik zoom in op de rol die ik vanuit Vannimwegen voor de tweede keer vervul: interim bestuurder van buitenaf. Vorig jaar had ik die rol bij De Huismeesters in Groningen en dit jaar bij Dynhus in Zuidwest-Friesland. Interim bestuurder van buitenaf is een prachtige rol die mij dingen leert over de rol, de positie en opdrachten. Ik deel graag een paar reflecties.

Wat is eigenlijk de opdracht?
Het valt me op dat over de opdracht voor de interim bestuurder vaak niet zo heel precies is nagedacht. Een aantal competenties of eigenschappen is vaak wel vooraf tussen de partijen afgestemd. Maar er ligt zelden een kraakhelder omschreven opdracht of profiel. Mijn ervaring is dat in de gesprekken met de rvc, het managementteam en de OR al pratende en door veel vragen te stellen duidelijk wordt wat de organisatie nodig heeft. Is dat gek of erg? Misschien is het wel logisch. Het vinden van een interim bestuurder staat vaak onder tijdsdruk. De wens om te overbruggen en een frisse reflectie te krijgen van een buitenstaander wint het misschien wel van de kans om gericht te beïnvloeden. Dat is jammer, ook al gaat het zonder een duidelijke opdracht natuurlijk niet altijd mis.

Mijn aanbeveling
Mijn aanbeveling is om vooraf, samen met alle partijen, zorgvuldig te formuleren wat de opdracht is. Ondanks de wens om vooral de focus te leggen op snelheid. Dat gaat niet alleen over het meest pregnante, bijvoorbeeld: maak een plan om uit bijzonder beheer te komen. Het gaat ook over het hoe, bijvoorbeeld: doe dat samen met alle partijen zodat er draagvlak is. Of: gebruik dat om te toetsen wie hier in de toekomst wel of niet in mee kunnen. Dat zet de verwachtingen naar de interim bestuurder en vanuit de organisatie gelijk. Dat proces hoeft niet zo groot te zijn als het opstellen van een profiel voor een nieuwe bestuurder. Iemand uitnodigen om een paar uur met een groepje vanuit de OR, het managementteam en de rvc (en misschien de huurdersvereniging) te sparren, levert waarschijnlijk een prachtige en heldere opdracht op.

Overbruggen én reflecteren én beïnvloeden
Mijn eerste opdracht als interim bestuurder was om te zorgen dat alles doorliep, een reflectie te geven op de organisatie en te investeren in de samenwerking van het deels nieuwe managementteam. Een prachtige opdracht waar ik goed mee uit de voeten kon. Achteraf gezien was het misschien wat ruim geformuleerd. Omdat er geen ‘hoge nood’ was, was er ruimte om al werkend en afstemmend met de rvc te ontdekken wat daarbij van belang was. Terugkijkend naar wat de kern was, zou ik de bovenstaande opdracht een ondertitel meegeven: bouw in alle gelederen van de organisatie aan het vertrouwen in samenwerking en werkplezier. Zorg dat medewerkers open (gaan) staan voor een bestuurder die met hen voortbouwend op al het goede een aantal nieuwe wegen inslaat. Ik denk dat juist dat laatste voor meer beweging en meerwaarde zorgde dan de andere drie opdrachten. Hoewel die daar natuurlijk onlosmakelijk mee waren verbonden.

In mijn tweede opdracht als interim bestuurder ligt, naast het laten doorgaan van de rijdende trein en het investeren in de samenwerking na de recente fusie, de focus ook op het professionaliseren van de besluitvormingsprocessen. Een duidelijke opdracht op het eerste oog. Ook hier zou ik nu na 3 maanden een ondertitel meegeven: werk aan vertrouwen. Doe dat door het goed spelen van het spel van governance door besluiten goed voor te bereiden, ieder in de juiste rol te zetten en samen te reflecteren op hoe dat gaat om ervan te leren en plezier in te krijgen. Een lange zin, maar dat is misschien omdat ik nog midden in deze opdracht zit. 😉

Zet de nieuwe vaste bestuurder er goed voor
Voor mezelf is het ook leerzaam om na jarenlang op een vaste plek bestuurder te zijn geweest nu op verschillende plekken tijdelijk binnen te stappen. Dat is best wennen. Het moeilijkste en tegelijkertijd meest leerzame vind ik het kiezen tussen wat ik wel en niet aanpak. Inmiddels is naast de vraag of het bijdraagt aan de opdracht die ik meekreeg, mijn tweede vraag of ik daarmee de organisatie en de nieuwe bestuurder er goed voorzet. Uiteindelijk is dat wat ik voor ogen heb. Een optie zou zijn om na het aantreden van de vaste bestuurder de interim bestuurder als ‘boardroombuddy’ nog een tijdje te koppelen aan de nieuwe bestuurder. Niet in de organisatie, want daar is de nieuwe bestuurder vanaf het moment van binnenkomen het boegbeeld. Maar daarbuiten kan het de nieuwe bestuurder (ook al is die ervaren) helpen om in de eerste periode te sparren met iemand die de organisatie en de bestuurlijke dynamieken goed kent.

Vannimwegen en ik
Inmiddels zit ik een jaar bij Vannimwegen en kan ik zeggen dat het me enorm goed bevalt! Ik ervaar en leer zoals ik had gehoopt. Twee rollen als interim bestuurder betekenen niet dat dat het enige is wat ik doe en wil. Ik was het afgelopen jaar ook al tijdelijk bestuursadviseur Wonen en Zorg bij de gemeente Arnhem, bestuurssecretaris bij woningcorporatie Reggewoon en ik begeleidde een managementteam bij een heidag over hun strategische koers. Op mijn wensenlijstje voor de komende periode staan het begeleiden van zelfevaluaties van rvc’s en het coachen van bestuurders of rvc’s die in ingewikkelde dynamiek met elkaar of anderen terecht zijn gekomen. Ik heb overigens ook collega’s die al deze rollen ook goed kunnen vervullen. Kortom, Vannimwegen helpt als je met een dergelijke vraag bij ons aanklopt.